Surat Resmi

BAB I

Pendahuluan

1.1.   Latar Belakang Masalah

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya. Untuk itu diperlukan penggunaan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan EYD. Bahasa memiliki peranan penting dalam kehidupan, karena selain digunakan sebagai alat komunikasi secara langsung, bahasa juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tulisan, di zaman era globalisasi dan pembangunan reformasi demokrasi ini, masyarakat dituntut secara aktif untuk dapat mengawasi dan memahami infrormasi di segala aspek kehidupan sosial secara baik dan benar, sebagai bahan pendukung kelengkapan tersebut, bahasa berfungsi sebagai media penyampaian informasi secara baik dan tepat, dengan penyampaian berita atau materi secara tertulis, diharapkan masyarakat dapat menggunakan media tersebut secara baik dan benar. Dalam memadukan satu kesepakatan dalam etika berbahasa, disinilah peran aturan baku tersebut di gunakan, dalam hal ini kita selaku warga Negara yang baik hendaknya selalu memperhatikan rambu-rambu ketata bahasaan Indonesia yang baik dan benar. Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) adalah sub. materi dalam ketata bahasaan Indonesia, yang memilik peran yang cukup besar dalam mengatur etika berbahasa secara tertulis sehingga diharapkan informasi tersebut dapat di sampaikan dan di fahami secara komprehensif dan terarah. Dalam prakteknya diharapkan aturan tersebut dapat digunakan dalam keseharian Masyarakat sehingga proses penggunaan tata bahasa Indonesia dapat digunakan secara baik dan benar.

1.2.            Rumusan Masalah

Adapun Rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut:

a.       Apa pengertian dari surat resmi?

b.      Bagaimana susunan surat resmi?

c.       Bagaimana bahasa dalam surat resmi?

1.3.            Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini, yaitu:

a.       Merupakan bagian dari tugas sekolah yang harus disetorkan kepada guru mata Pelajaran.

b.      Menambah bahan bacaan bagi pembaca, khususnya bahan bacaan mengenai surat resmi.

c.       Mengetahui pengertian, susunan, dan penggunaan bahasa dalam surat resmi

BAB II

Pembahasan

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Contoh surat resmi:

                                                    SMAN 3 Amlapura

                                            Jalan Seraya No.3 Amlapura

                                        Telp. 022-7304542. Fax : 022-7304542. 

                                              Bandung, 22 Oktober 2011

Nomor   : 04/SMAN3/10/2011                                                                          Lampiran: 1 (satu)

Hal     : Undangan

Yth. Orang tua siswa-siswi kelas XII

di tempat

Dengan hormat,

Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata 

ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium UPI. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada   

Tanggal         : Sabtu, 5 November 2011

Pukul           : 08.00 s.d. 16.30

Tempat          : Laboratorium UPI

                  Jalan Seraya, No. 3, Amlapura

Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                         Hormat saya,

                                                                                                        Kepala Sekolah

                                                                                                             Ttd

                                                                                                    (nama pembuat surat)

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.  Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.  Ciri-ciri surat dinas

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

[sunting] Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.

• Kepala surat
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang
• Jabatan
• rizki

1.Pemilihan Kata

Untuk Surat Resmi perlu dipilihkan kata- kata yang memenuhi syarat baik atau baku, lazim dan cermat. Pemakaian ungkapan idiomatic, ungkapan penghubung atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.

a. Kata yang Baik atau Baku

Penggunaan kata- kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata- kata  gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata- kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana, mengapa, mengapa, nanti, member, membuat.

Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut :

Kata Baku                                            Kata Tak Baku

Februari                                                Pebruari

Formal                                                  Formil

Pertanggung jawaban                           Pertanggungan jawab

b.Kata Yang Lazim

Pilihlah kata yang lazim, memakai istilah dalam bahasa Indonesia.

Masukan       bukan              input

Peringkat                              rangking

Dampak                                impact

2.Antara….. dan

Pasangan antara¸adalah dan  bukan dengan.

Tidak Baku

Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan produksi tahun lalu, antara produksi pabrik A dengan produksi pabrik B.

Baku

Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan antara produksi pabrik A dan produksi pabrik B.

3.   Seperti dan  misalnya

Ungkapan seperti merujuk ke uraian selanjutnya, sedangkan misalnya merujuk ke uraian sebelumnya. Dalam hal seperti ini, kedua kata tersebut tidak dapat dipertukarkan.

Tidak Baku

Kami mohon dikirimi bahan- bahan bangunan misalnya semen, bata merah, pasir, dan kayu.

Baku

Kami mohon dikirimkan bahan- bahan bangunan seperti semen, bata merah, pasir, dan kayu.

4.Demikian dan sebagainya

Ungkapan demikian  merujuk ke uraian sebelumnya, sedangkan sebagai berikut merujuk ke uraian selanjutnya.

Tidak Baku

Yang harus Saudara siapkan adalah hal- hal demikian:

1.Gambar bangunan yang direncanakan

2.Denah tanah yang akan digunakan

3.Rincian biaya yang diperlukan

Baku

Yang harus Saudara siapkan adalah hal- hal sebagai berikut :

4.Gambar bangunan yang direncanakan

5.Denah tanah yang akan digunakan

6.Rincian biaya yang diperlukan

c. Ungkapan yang Bersinonim

Ungkapan- ungkapan yang bersinomin berikut tidak digunakan sekaligus karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang mubazir.

Penulis surat resmi harus menentukan salah satu diantaranya.

Sejak dan dari (tidak digunakan sekaligus)

Adalah  dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

Tidak Baku

Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi kekurangan kiriman kami tiga hari yangh lalu.

Baku

Kiriman ini merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi kekurangan kiriman kami tiga hari yangh lalu.

d.                  Kata- kata yang Bermiripan.

Yang termasuk kata yang bermiripan antara lain, adalah sesuatu dengan suatu, masing- masing, tiap- tiap, jam  dan  pukul, dari dan daripada.

e. Kata yang Cermat

  Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata- kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat resmi hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat.

Penggunaan sapaan  Bapak, Ibu, Saudara dan  Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.

f. Ungkapan Idiomatik

Unsur- unsur dalam ungkapan diplomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur- unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi atau dipertukarkan.

Yang termasuk ungkapan Idiomatik antara lain:

Sesuai dengan

Terbuat dari

Bertemu dengan

Luput dari

1.Penghubung Intrakalimat

Ungkapan penghubung intrakalimat (intra=dalam) adalah kata penghubung yang digunakan hanya di dalam satu kalimat, baik dalam kalimat tunggal maupun dalam kalimat majemuk. Ungkapan/kata penghubung ini biasanya berfungsi sebagai penghubung antara  subjek dan keterangannya, antara predikat dan keterangannya di dalam kalimat, antara kata satu daan kata lainnya, atau antara bagian kalimat yang satu dengan bagian kalimat lainnya.

Penulisan ungkapan penghubung intrakalimat juga dikaitkan dengan penggunaan tanda koma. Ada tanda koma yang mendahului kata penghubung, tetapi ada pula ungkapan penghubung yang sama sekali tidak boleh didahului tanda koma. Selain itu, ada pula kata penghubung yang digunakan dalam penulisan perincian.  Berikut adalah beberapa contoh kata penghubung intrakalimat.

1. Kata penghubung yang harus didahului tanda koma, antara lain:

…, tetapi                                  …, kecuali                              

…, sedangkan                          …, misalnya

…, melainkan                          …, antara lain

…, seperti                                …, yaitu/yakni

2. Kata penghubung yang tidak boleh didahului tanda koma adalah:

jika                                          ketika                           maka

agar                                          pada saat                      bila/apabila

supaya                                     demi                            kalau

walaupun                                 sehingga                       dan sebagainya.

meskipun                                 apabila

3. Kata penghubung dalam perincian dapat diuraikan sebagai berikut.                           

Ungkapan penghubung antarkalimat (antar=inter) adalah kata penghubung yang terletak pada awal kalimat. Letak ungkapan penghubung antarkalimat adalah setelah tanda baca akhir dari kalimat sebelumnya sehingga penulisannya harus selalu diawali dengan huruf kapital. Jadi, ungkapan penghubung antarkalimat digunakan untuk menghubungkan dua kalimat (tunggal atau majemuk) sehingga tampak bahwa kedua kalimat tersebut bersambungan dalam hal makna. Kata penghubung antarkalimat berfungsi menghubungkan kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf.  Dalam penulisannya, ungkapan penghubung antarkalimat harus selalu diikuti tanda koma. Berikut ini contoh beberapa kata penghubung antarkalimat.

Namun, …                                                 Oleh karena itu, …

Jadi, …                                                      Sehubungan dengan itu, …

Dalam hal itu, …                                       Dalam hubungan itu/ini, …

Pertama, …                                                Lagi pula, …

BAB III

Penutup

3.1. Kesimpulan

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Hal- hal yang perlu dierhatikan dalam penulisan surat resmi yaitu salah satunya tentang penggunaan bahasa yang baik dan benar.

3.2. Saran

Saat ini, penggunaan surat resmi masih sangat diperlukan. Untuk itu diperlukan penguasaan dalam penulisan surat resmi agar menjadi surat yang sesuai dengan EYD dan peraturan- peraturan surat yang berlaku.

Mudah- mudahan makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.